什麼是問題管理(Problem management)

以找出造成一件以上事件的根本原因(問題),並以永久性對策防止再發生為目的的流程。包括從已發生的事件調查原因的事後活動,以及分析事件趨勢、預防尚未發生之故障的預防活動。已知根本原因或暫時解決方法、但尚未完成對策的問題,會記錄為已知錯誤,並與服務台等共享。以對策變更系統時,須經過變更管理。

日文名稱: 問題管理

「問題管理(Problem management)」出現在2領域的4道練習題中(IT服務管理與系統稽核, 軟體開發與專案管理等)。

這個名詞所屬的領域: IT服務管理與系統稽核

問題與已知錯誤

在問題管理中,將事件背後尚未查明的根本原因稱為「問題」。當相同現象的事件反覆發生,或發生影響重大的事件時,就登錄為問題並進行調查。經調查已找出根本原因、或已知暫時解決方法,但尚未完成永久性對策的問題,稱為「已知錯誤」,並與暫時解決方法一起記錄。服務台可利用這些記錄,迅速處理相同的事件。

調查原因的方法

調查根本原因時,會對照事件記錄、日誌與組態管理的資訊(之前剛變更了什麼),並依發生順序排列。常用的方法有反覆追問「為什麼」以追溯原因、以特性要因圖列出原因的候補,以及用依件數多寡排列的柏拉圖鎖定要處理的對象。找出原因後,研擬永久性對策;若需要變更系統,就向變更管理提出變更請求。

事後活動與預防活動

以已發生的事件為契機調查原因,是事後(被動式)的問題管理。相對地,分析事件記錄與監控資料的趨勢,在尚未成為重大故障之前找出徵兆並先採取對策,則是預防(主動式)的問題管理。例如察覺某機型的磁碟更換次數增加,而有計畫地進行更換,就是預防活動。

練習問題管理(Problem management)的題目

關於問題管理中所稱「已知錯誤」的說明,下列何者適當?

  1. A已找出根本原因或已知暫時解決方法,但尚未完成永久性對策的問題
  2. B因使用者操作錯誤而發生、經向使用者說明後已解決的事件
  3. C在開發階段發現、在發行前完成修正與測試,不會殘留在正式環境中的缺陷
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正確答案:A. 已找出根本原因或已知暫時解決方法,但尚未完成永久性對策的問題

在問題管理中,將造成一件以上事件、尚未查明的根本原因視為「問題」。經調查已找出根本原因、或已知暫時解決方法,但尚未完成永久性對策的問題,稱為「已知錯誤」,並與暫時解決方法一起記錄,與服務台等共享。如此一來,發生相同的事件時,就能立即以暫時解決方法處理。

某檔案伺服器每週會因相同的錯誤停止回應數次,每次都由營運人員重新啟動使其恢復。從問題管理的觀點,下列何者為適當的處理?

  1. A重新啟動就能恢復,因此不當作問題處理,每次都繼續重新啟動
  2. B在原因不明的情況下,依人員的判斷接連變更正式伺服器的設定,觀察情況
  3. C將這一連串的事件登錄為問題並調查根本原因,永久性對策則透過變更管理實施
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正確答案:C. 將這一連串的事件登錄為問題並調查根本原因,永久性對策則透過變更管理實施

相同的事件反覆發生時,可以認為根本原因仍然存在,因此要登錄為問題並進行調查。在找出根本原因之前,將重新啟動記錄為暫時解決方法,並作為已知錯誤共享。以永久性對策變更伺服器的設定或程式時,要在變更管理中評估影響與風險,取得核准後再實施。

常見問題

若業務靠暫時解決方法就能運作,還需要問題管理嗎?

需要。暫時解決方法只是臨時手段,只要根本原因還在,相同的事件就會反覆發生,每次都會耗費人力並影響業務。應先將暫時解決方法記錄為已知錯誤,再比較永久性對策的成本與效果,判斷是否實施對策。

問題管理找到的對策,可以立即套用到正式環境嗎?

正式環境的變更,要經過變更管理評估影響與風險、取得核准後才實施。即使是針對根本原因的對策,若未經評估就套用,也可能引發新的故障。

解析中的「問題管理(Problem management)」

出現「問題管理(Problem management)」的題目(4題)

  1. 關於問題管理中所稱「已知錯誤」的說明,下列何者適當?
  2. 某檔案伺服器每週會因相同的錯誤停止回應數次,每次都由營運人員重新啟動使其恢復。從問題管理的觀點,下列何者為適當的處理?
  3. 在 IT 服務管理中,以調查反覆發生之故障的根本原因,並透過永久性對策防止再發生為主要目的的流程為下列何者?
  4. 服務台接到使用者聯絡:「在費用報銷系統中,附加收據的影像後,送出按鈕就沒有反應。」相同的現象已登錄為已知錯誤,並記錄了「先從另一個登錄畫面登錄影像,就能送出」的暫時解決方法。作為事件管理的處理,下列何者最適當?

相關名詞

變更管理(Change management) 服務台(Service desk) 事件管理(Incident management) 內部控制(Internal control) 升級處理(Escalation) 系統稽核(Systems audit) 組態管理(Configuration management) 稽核軌跡(Audit trail) 職能分離(Segregation of duties) BCP(營運持續計畫)

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